A Universidade de São Paulo, por meio do Arquivo Geral e da Vice-Reitoria Executiva de Administração (VREA), está implantando políticas que visam a instauração de diretrizes para a preservação e autenticação dos documentos produzidos em meio digital. Tais políticas foram discutidas no 3° Seminário de Documentos em Meio Digital realizado pelo VREA, em parceria com o Arquivo Geral, no dia 11 de novembro.

Com o tema da Produção à Preservação, os profissionais reunidos no 3° Seminário de Documentos em Meio Digital, discutiram os desafios da gestão e da preservação dos documentos arquivísticos digitais. O evento aconteceu no Anfiteatro Altino Antunes, da Faculdade de Medicina Veterinária e Zootecnia e foi destinado a dirigentes, assistentes administrativos e financeiros e acadêmicos da Universidade, bem como outros representantes do serviço público da USP.

De acordo com a responsável pelo setor técnico de difusão do Arquivo Geral, Barbara Julia Menezello Leitão, o objetivo é proporcionar uma reflexão sobre os desafios e possíveis soluções acerca do tema. “A importância de manter e preservar o registro digital de uma forma que possa ser lido, acessado e considerado autêntico daqui a 50 anos é o que nos estimula”, ressalta. Para Bárbara, os documentos em meio digital exigem maior cuidado em sua preservação do que os de papel, visto que estes possuem uma regulamentação consolidada para sua preservação. “[Os documentos] são instrumentos para construir a memória e, assim, construir nossa história”.

O Departamento de Informática da Reitoria também está instaurando políticas de mídias em meio digital. Segundo o analista de sistemas, Marcio Caneto, “em relação à questão da documentação digital, o Departamento tem trabalhado bastante forte já há três anos, para gerar mais mídias em formato digital.” Já há distribuição de diplomas para a comunidade acadêmica por meio digital. O Departamento está implementando um novo sistema, batizado de GPD – Gestão de Processos de Documentos digitais. A ideia é fazer com que todo tipo de documento que seja gerado posteriormente nasça totalmente digital. “A gente espera que com isso a gente diminua a carga de papel a ser gerada”, ressalta Marcio Caneto.

A discussão acerca dos documentos digitais iniciou-se em 2009 com o 1° Seminário, que tratou da legalidade e autenticidade dos documentos em meio digital. Para a responsável pela organização do Seminário, Denise de Almeida Silva, a problematização do tema faz parte do cotidiano da Universidade. “Nós, como agentes públicos da Universidade de São Paulo, temos, a cada dia, as inovações tecnológicas. A gente procura esses documentos que estão no meio digital e quanto mais conhecimento que a gente tenha sobre eles é mais fácil de a gente entender as mudanças, entender o porquê de melhorar as nossas ferramentas de trabalho.” Para a organizadora, a preservação dos documentos digitais se torna importante até mesmo para a Lei de Acesso à Informação: “precisamos ter organizadas as informações para que possamos dar acesso ao cidadão em sua solicitatura.”

Para o professor vice-reitor executivo Adjunto de Administração, Cristiano de Sousa Zanetti, o conhecimento adquirido ao longo do tempo pela humanidade é tão mais valioso quanto ele possa ser compartilhado. “Esse conhecimento precisa ser bem preservado para que ele possa ser difundido entre a sociedade. É isso que leva a nossa humanidade adiante. É isso que leva o gênero humano para frente.”