São Paulo (AUN - USP) - Não consegue fazer todas as suas tarefas? Seu tempo parece curto? Sai tarde do trabalho? Trabalha aos fins de semana? Sofre com estresse? Talvez você não saiba administrar o seu tempo. É o que afirma Eurico Gushi, facilitador de reuniões de inovação, da consultora Criaviva. A empresa presta serviços a diversas companhias propondo maneiras criativas de solucionar problemas ou de reorganizar a estrutura da mesma, visando sempre inovar.

Em palestra na Semana de Cultura Empresarial, Gushi argumenta que para ser um bom administrador de seu próprio tempo é necessário definir prioridades. "Saber priorizar é uma coisa extremamente simples, mas depende de atitude", afirma. O mais importante é se focar no que deve ser feito para que se atinja a finalidade desejada. Mas não se iludam: “saber administrar o tempo, não diminuirá o tempo real e nem a quantidade de trabalho”, lembra.

Organizando-se passo a passo
Eurico garante que devemos, em primeiro lugar, delimitar nossos objetivos. “Faça uma lista de objetivos, algo que queira e não tenha”, essa deve ser a fase mais complicada. Ele afirma que não se deve ter medo de assumir o que se quer ser.

No entanto, em certas situações é fácil se enganar em relação aos verdadeiros objetivos. Por vezes ações sintomáticas são tomadas como metas. Como exemplo, o consultor utilizou seu filho, que pedia incessantemente um novo videogame. Esmiuçando essa vontade, Eurico notou que o menino na verdade queria era ter amigos e brincar com eles. Para isso, não era necessário um novo aparelho, mas sim uma mudança de atitude. “Precisamos perguntar muitas vezes qual é o nosso objetivo, para chegar à conclusão do motivo real e, então, determinar melhores tarefas para realizá-lo”, conclui.

A partir do momento que se tem definidos todos os objetivos, é preciso começar a pensar em ações para atingi-los. Provavelmente serão muitas frentes que deverão ser cobertas. Nesse ponto é necessária muita organização e fazer uma lista com todas as tarefas. "Existe uma diferença muito grande entre escrever e pensar na lista mentalmente. O preferível é escrever", alerta. E manter sua agenda ao lado, para ter noções de prazos e outras datas. O facilitador aconselha que sejam, então, eleitas três prioridades que deverão ser executadas. O número, aparentemente cabalístico, se refere à quantidade de número de coisas que a mente humana consegue memorizar.

Contudo algumas tarefas exigirão um pouco mais de dedicação. Por serem complexas deverão ser divididas em quantas partes forem necessárias. Para auxiliar nessa etapa, Gushi chega até a aconselhar o software Freemind, um “mapeador de pensamentos”, em tradução livre.

Outra possibilidade é fazer diversas listas de acordo com o cenário em que se encontrará. Uma relação de coisas a serem realizadas no trabalho, outras em casa e outras quando “na rua”. Desta maneira, serão aproveitados os momentos dispensados em cada um desses lugares.

Eurico Gushi finaliza com a frase de Michael Dell, fundador da marca de computadores homônima: "é fácil decidir o que fazer. O difícil é decidir o que não fazer", referindo-se às ações que terão de ser excluídas das listas de prioridades.

Se houver se interessado pelo software indicado pelo consultor, acesse e teste: http://www.baixaki.com.br/download/freemind.htm